PRAVIDLÁ NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV

Informačná doložka pre uchádzačky a uchádzačov o zamestnanie (Politika ochrany súkromia)

Táto doložka sa týka uchádzačov zúčastňujúcich sa na náborových procesoch vedených spoločnosťou SILVERHAND v prospech zamestnávateľov so sídlom v Poľsku, Európskej únii alebo Európskom hospodárskom priestore vrátane zahraničných agentúr dočasného zamestnávania, ktoré prideľujú pracovníkov užívateľským zamestnávateľom. Mužský rod „uchádzač“ sa používa výlučne na zjednodušenie a zvýšenie čitateľnosti tejto doložky. Všetky jej ustanovenia sa v rovnakej miere vzťahujú na uchádzačky aj uchádzačov.

1. Prevádzkovateľ údajov a kontaktné údaje

Prevádzkovateľom osobných údajov je SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, agentúra zamestnávania zapísaná v Národnom registri agentúr zamestnávania pod číslom 7822, ďalej len „Silverhand“ alebo „Prevádzkovateľ“. Vo veciach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov je možné kontaktovať Prevádzkovateľa: e-mailom na adrese rodo@silverhand.eu, poštou na vyššie uvedenej adrese alebo telefonicky na čísle +48 539 601 600.

2. Model náboru

Silverhand poskytuje službu sprostredkovania zamestnania. Potenciálnym zamestnávateľom môže byť subjekt, ktorý zamestná uchádzača priamo, alebo agentúra dočasného zamestnávania, ktorá zamestná pracovníka a pridelí ho na výkon práce pre užívateľského zamestnávateľa. V modeli dočasného zamestnávania je formálnym zamestnávateľom agentúra dočasného zamestnávania, zatiaľ čo užívateľským zamestnávateľom je subjekt, v prospech ktorého a pod ktorého dohľadom a vedením sa práca v skutočnosti vykonáva. Agentúra dočasného zamestnávania a užívateľský zamestnávateľ sa môžu podieľať na posudzovaní kandidatúry a organizácii ďalších etáp náboru. Po získaní údajov zahraničná agentúra dočasného zamestnávania a užívateľský zamestnávateľ spravidla konajú ako samostatní prevádzkovatelia údajov v rozsahu, v akom samostatne určujú účely a spôsoby ich spracúvania. Sú povinní poskytnúť uchádzačovi vlastné informácie o spracúvaní údajov. Ak po zamestnaní agentúra dočasného zamestnávania pridelí pracovníka inému užívateľskému zamestnávateľovi alebo na iný projekt, ďalšie spracúvanie a poskytovanie údajov sa uskutočňuje na zodpovednosť tejto agentúry a príslušného užívateľského zamestnávateľa.

3. Účely a právne základy spracúvania

Osobné údaje budú spracúvané na tieto účely:

• prijatie a registrácia žiadosti, kontaktovanie uchádzača, posúdenie kvalifikácie, skúseností, oprávnení, znalosti jazykov, časovej dostupnosti a súladu s požiadavkami vybranej ponuky;
• predloženie kandidatúry potenciálnemu zamestnávateľovi vrátane zahraničnej agentúry dočasného zamestnávania a – v nevyhnutnom rozsahu – užívateľskému zamestnávateľovi;
• organizácia pohovorov, odborných alebo jazykových testov, príprava ponuky zamestnania a dokumentácie súvisiacej s pridelením na prácu v zahraničí;
• overenie kvalifikácie, odborných oprávnení a práva na výkon práce v štáte zamestnania;
• plnenie právnych povinností, ktoré sa vzťahujú na Silverhand ako agentúru zamestnávania;
• zabezpečenie bezpečnosti systémov a komunikácie, dokumentovanie priebehu procesu, vybavovanie reklamácií, predchádzanie zneužitiu a určenie, uplatňovanie alebo obhajoba nárokov;
• vedenie budúcich náborových procesov – výlučne po získaní samostatného, dobrovoľného súhlasu uchádzača.

Právnym základom spracúvania údajov v prebiehajúcom náborovom procese je čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR, teda vykonanie opatrení na žiadosť uchádzača súvisiacich s poskytovaním služby sprostredkovania zamestnania a snahou o uzavretie zmluvy s potenciálnym zamestnávateľom. V príslušnom rozsahu je právnym základom aj čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR, najmä v súvislosti s povinnosťami vyplývajúcimi z predpisov o trhu práce a službách zamestnanosti, ako aj čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR, teda oprávnený záujem Prevádzkovateľa zahŕňajúci bezpečnosť, dokumentovanie procesu, vybavovanie reklamácií a ochranu pred nárokmi. Spracúvanie údajov na účely budúcich náborových procesov sa uskutočňuje na základe čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR, teda na základe samostatného súhlasu uchádzača. Neposkytnutie tohto súhlasu nemá vplyv na účasť v prebiehajúcom náborovom procese.

4. Rozsah spracúvaných údajov

Silverhand môže spracúvať najmä: meno a priezvisko, kontaktné údaje, dátum narodenia – ak je nevyhnutný, informácie o vzdelaní, kvalifikácii, pracovných skúsenostiach, priebehu zamestnania, znalosti jazykov, oprávneniach a certifikátoch, vodičské oprávnenie – ak sa vyžaduje na danom pracovnom mieste, časovú dostupnosť, očakávania týkajúce sa zamestnania, informácie o pripravenosti na relokáciu a práve na výkon práce, ako aj údaje poskytnuté počas náborových pohovorov. Vo fáze prvej žiadosti Silverhand nevyžaduje uvedenie čísla PESEL, čísla bankového účtu, rodinného stavu, informácií o deťoch ani zaslanie úplnej kópie dokladu totožnosti. Tieto údaje môžu byť získané v neskoršej fáze výlučne vtedy, ak to bude nevyhnutné na splnenie konkrétnej právnej povinnosti, prípravu požadovanej dokumentácie alebo uzavretie zmluvy. Prosíme, aby ste do náborových dokumentov neuvádzali údaje osobitných kategórií, najmä informácie o zdravotnom stave, zdravotnom postihnutí, rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom alebo filozofickom presvedčení, členstve v odborových organizáciách, genetické alebo biometrické údaje, sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii, ak nie sú objektívne nevyhnutné pre konkrétny proces. Takéto údaje budú aktívne využívané výlučne vtedy, ak existuje príslušný právny základ, najmä samostatný výslovný súhlas podľa čl. 9 ods. 2 písm. a GDPR alebo povinnosť vyplývajúca zo zákona. Informácie týkajúce sa odsudzujúcich rozsudkov a porušení právnych predpisov sa spracúvajú výlučne vtedy, ak to umožňuje právo Európskej únie alebo právo členského štátu. Uchádzač by ich nemal poskytovať, ak ho Silverhand neinformoval, že sú pre danú pracovnú pozíciu požadované.

5. Príjemcovia údajov

Osobné údaje môžu byť sprístupnené alebo zverené výlučne v nevyhnutnom rozsahu:

• osobám povereným spoločnosťou Silverhand vedením náboru a obsluhou procesov uchádzačov;
• poskytovateľom hostingu, elektronickej pošty, systémov ATS, CRM, HR a IT služieb a subjektom poskytujúcim právne, audítorské alebo informačno-bezpečnostné služby;
• potenciálnym zamestnávateľom so sídlom v Poľsku, EÚ alebo EHP vrátane zahraničných agentúr dočasného zamestnávania;
• užívateľským zamestnávateľom, pre ktorých môže uchádzač vykonávať prácu, ak je poskytnutie údajov nevyhnutné na posúdenie kandidatúry na konkrétne pracovné miesto, projekt alebo obdobie pridelenia;
• verejným orgánom a iným subjektom oprávneným na získanie údajov na základe platných právnych predpisov.

Údaje môžu byť užívateľskému zamestnávateľovi poskytnuté priamo spoločnosťou Silverhand alebo prostredníctvom zahraničnej agentúry dočasného zamestnávania. Rozsah údajov bude obmedzený na informácie potrebné na posúdenie kandidatúry a organizáciu procesu. Silverhand neposkytuje jednu žiadosť neobmedzenému alebo neurčitému počtu subjektov. Každé predloženie kandidatúry by sa malo týkať konkrétnej ponuky, pracovnej pozície, projektu alebo zamestnávateľa zodpovedajúceho kvalifikácii a preferenciám uchádzača.

6. Informácie o agentúre dočasného zamestnávania a užívateľskom zamestnávateľovi

Ak bol názov zahraničnej agentúry dočasného zamestnávania alebo užívateľského zamestnávateľa uvedený v inzeráte, formulári alebo oznámený uchádzačovi počas pohovoru, údaje môžu byť v rámci uvedeného náborového procesu poskytnuté tomuto subjektu. Ak totožnosť agentúry dočasného zamestnávania alebo užívateľského zamestnávateľa nebola vopred zverejnená, Silverhand – pred poskytnutím údajov – informuje uchádzača (telefonicky) minimálne o názve subjektu, štáte jeho sídla, pracovnej pozícii alebo druhu projektu a úlohe tohto subjektu v náborovom procese. Uchádzač môže odmietnuť poskytnutie údajov konkrétnemu subjektu bez vplyvu na možnosť zúčastniť sa na iných náborových procesoch.

7. Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Procesy, na ktoré sa vzťahuje táto doložka, sa vykonávajú výlučne v prospech zamestnávateľov a užívateľských zamestnávateľov so sídlom v Poľsku, Európskej únii alebo Európskom hospodárskom priestore. Silverhand v rámci týchto procesov neposkytuje kandidatúry zamestnávateľom ani užívateľským zamestnávateľom so sídlom mimo EHP. Ak by používanie konkrétneho poskytovateľa IT nástrojov bolo technicky spojené s prenosom údajov mimo EHP, takýto prenos môže prebehnúť výlučne v súlade s kapitolou V GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany, štandardných zmluvných doložiek alebo iného mechanizmu stanoveného právnymi predpismi.

8. Obdobie uchovávania údajov

Údaje týkajúce sa prebiehajúceho náborového procesu budú uchovávané počas trvania procesu a spravidla po dobu do 24 mesiacov od jeho ukončenia, najmä na účely zdokumentovania priebehu náboru, vybavenia reklamácií a určenia, uplatňovania alebo obhajoby nárokov. Ak bude uchádzač pridelený na prácu alebo bude uzatvorená požadovaná dokumentácia, údaje budú uchovávané počas obdobia vyplývajúceho z platných právnych predpisov a počas času nevyhnutného na vykonanie a vyúčtovanie služieb a ochranu pred nárokmi. Údaje spracúvané na účely budúcich náborových procesov budú uchovávané 24 mesiacov od udelenia súhlasu alebo do jeho skoršieho odvolania. Po odvolaní súhlasu nebudú údaje využívané na budúce náborové procesy, pokiaľ neexistuje iný právny základ na ich ďalšie uchovávanie. V prípade vzniku sporu môžu byť údaje uchovávané až do jeho právoplatného ukončenia a vykonania rozhodnutia.

9. Dobrovoľnosť poskytnutia údajov

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, avšak neposkytnutie údajov potrebných na posúdenie kandidatúry, kontaktovanie alebo prípravu dokumentácie môže znemožniť účasť v danom náborovom procese. Udelenie súhlasu s budúcimi náborovými procesmi je úplne dobrovoľné. Neposkytnutie súhlasu alebo jeho neskoršie odvolanie nemá za následok negatívne dôsledky v prebiehajúcom procese.

10. Práva uchádzača

Uchádzač má právo na: prístup k údajom a získanie ich kópie, opravu údajov, vymazanie údajov – v prípadoch stanovených právnymi predpismi, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov – ak sa spracúvanie uskutočňuje na základe súhlasu alebo zmluvy a automatizovaným spôsobom, namietanie proti spracúvaniu založenému na čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR a odvolanie súhlasu kedykoľvek v rozsahu, v ktorom je spracúvanie založené na súhlase. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. Žiadosť o vymazanie údajov sa nevzťahuje na údaje, ktoré musí Silverhand naďalej spracúvať na základe právnej povinnosti alebo na účely určenia, uplatňovania alebo obhajoby nárokov. Na uplatnenie práv je potrebné kontaktovať Silverhand na adrese rodo@silverhand.eu.

11. Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa uchádzač domnieva, že spracúvanie jeho údajov porušuje právne predpisy, má právo podať sťažnosť predsedovi Úradu na ochranu osobných údajov.

12. Automatizované rozhodovanie

Silverhand neprijíma voči uchádzačom rozhodnutia, ktoré by vyvolávali právne účinky alebo ich podobným spôsobom významne ovplyvňovali, výlučne automatizovaným spôsobom. IT nástroje môžu podporovať triedenie a párovanie žiadostí, avšak konečné posúdenie kandidatúry a rozhodnutie o jej predložení vykonáva alebo schvaľuje človek.